Organización de la oficina

El conocimiento del flujo de trabajo en la oficina y el dominio de las técnicas modernas de comunicación son importantes para la organización de la oficina. El curso imparte los conocimientos pertinentes en la organización de la secretaría y el back office, el procesamiento del correo, la gestión del material de oficina y la coordinación de citas. Las clases prácticas también abarcan la implantación de la organización digital de la oficina y las correspondientes competencias básicas en transformación digital.
  • Tipo de titulación: Certificado "Organización de oficinas
  • Cualificaciones adicionales: "Certificado "Permiso de conducir para la competencia digital
  • Examen final: Praxisbezogene Projektarbeit mit Abschlusspräsentation
    Führerschein für digitale Kompetenz
  • Horario de las clases: Tiempo completo / tiempo parcial
    Jornada completa: de lunes a viernes de 8.30 a 15.35 horas (en semanas festivas de 8.30 a 17.10 horas). A tiempo parcial: de lunes a viernes de 8.30 a 11.45 (en semanas festivas de 8.30 a 12.35).
  • Lengua de enseñanza: Alemán
  • Duración: 4 Semanas a tiempo completo / 8 Semanas a tiempo parcial

Entorno de trabajo en oficina (jornada completa aprox. 4 días/ jornada parcial aprox. 8 días)

Organización del trabajo

Gestión del tiempo y autogestión

Preparación de presentaciones para el público adecuado

Procesamiento del correo y transmisión de información

Colaboración híbrida y cultura de reunión digital

Uso de la IA en la organización de la oficina, por ejemplo, para investigar, estructurar y crear borradores de textos


Organización de citas (jornada completa aprox. 3 días / jornada parcial aprox. 6 días)

Planificar citas y reuniones con MS Outlook

Utilizar funciones de calendario, invitaciones y recordatorios

Planificación de eventos/viajes de negocios

Coordinación digital y procesos de reserva en la vida laboral diaria

Creación asistida por IA de invitaciones, preparación y seguimiento de reuniones, así como borradores de actas

Estructuración y seguimiento de tareas y tareas pendientes de reuniones


Fundamentos de gestión empresarial para profesiones de oficina (jornada completa aprox. 5 días/ jornada parcial aprox. 10 días)

Fundamentos de la gestión empresarial

Formas de empresa, objetivos y gestión

Estructura organizativa en las empresas/organigramas

Estilos y técnicas de gestión

Creación de agendas/protocolos con AI

Fundamentos de contabilidad

Gestión de presupuestos y pedidos

Comunicación orientada al cliente y al servicio

Preparación de información y datos con ayuda de la IA


Trabajo de proyecto (a tiempo completo aprox. 3 días/a tiempo parcial aprox. 6 días)

Consolidar los contenidos aprendidos

Presentación de los resultados del proyecto


Oficina digital (jornada completa aprox. 3,5 días/parcial aprox. 7 días)

Correspondencia comercial según DIN 5008

Preparación de llamadas telefónicas

Diseño de plantillas y cartas modelo

Gestión de documentos digitales y sistemas de gestión de documentos (DMS)

Protección de datos y principios jurídicos

Colaboración digital, procesos digitales y entornos de trabajo híbridos

Correos phishing y filtros antispam

Correo electrónico, mensajes de voz y servicios de mensajería en un contexto profesional

Uso eficaz de los motores de búsqueda y filtrado de los resultados

Transacciones digitales y uso responsable de los servicios en línea

Uso compartido de archivos: sincronizar, compartir y acceder a archivos

Creación y gestión segura de contraseñas, autenticación de dos factores

IA en la correspondencia digital, por ejemplo, para borradores de texto, reformulación, ayuda a la corrección


Trabajo práctico de proyecto y examen: Permiso de conducción para la competencia digital (jornada completa aprox. 1,5 días/parcial aprox. 3 días)



Es posible que se produzcan cambios, el contenido del curso se actualiza regularmente.

El conocimiento de las aplicaciones de Office es un requisito previo.

Tras el curso, estará familiarizado con la administración de oficinas, tendrá sólidos conocimientos transversales del flujo de trabajo profesional de una oficina y dominará las técnicas modernas de comunicación. Será capaz de asumir tareas administrativas y organizativas en los departamentos de secretaría y administración y de completar órdenes de trabajo comerciales de forma independiente. También será capaz de utilizar aplicaciones asistidas por IA en el trabajo diario de oficina de una manera específica, responsable y consciente de la calidad y adquirir un "permiso de conducir de competencia digital" como prueba significativa de su conocimiento actual del trabajo de oficina digital.

El curso está dirigido a personas que deseen adquirir, refrescar o ampliar sus conocimientos sobre los procesos administrativos y organizativos de oficina para adaptarlos al entorno laboral digital actual.

Tus nuevos conocimientos te abrirán numerosas oportunidades en el mercado laboral: el típico trabajo de oficina comercial, administrativo y organizativo en secretarías y oficinas administrativas es demandado en empresas de casi todos los sectores de la economía.

Su significativo certificado proporciona una visión detallada de las cualificaciones que ha adquirido y mejora sus perspectivas profesionales.

Concepto didáctico

Tus profesores están altamente cualificados tanto profesional como didácticamente y te enseñarán desde el primer hasta el último día (no hay sistema de autoaprendizaje).

Aprenderá en grupos reducidos y eficaces. Los cursos suelen constar de 6 a 25 participantes. Las lecciones generales se complementan con numerosos ejercicios prácticos en todos los módulos del curso. La fase práctica es una parte importante del curso, ya que durante ella se procesa lo aprendido y se adquiere confianza y rutina en su aplicación. La parte final del curso incluye un proyecto, un estudio de caso o un examen final.

 

Aula virtual alfaview

Las clases se imparten utilizando la moderna tecnología de vídeo alfaview®, ya sea desde la comodidad de su propia casa o en nuestras instalaciones en Bildungszentrum. Todo el curso puede verse cara a cara a través de alfaview®, comunicarse entre sí con una calidad de voz sincronizada con los labios y trabajar en proyectos conjuntos. Por supuesto, también podrás ver y hablar con tus formadores conectados en directo en cualquier momento y recibirás clases de tus profesores en tiempo real durante todo el curso. Las clases no son e-learning, sino auténtica enseñanza presencial en directo a través de la tecnología de vídeo.

 

Los cursos de formación de alfatraining están subvencionados por Agentur für Arbeit y certificados de acuerdo con el reglamento de homologación AZAV. Al presentar una solicitud a Bildungsgutscheino Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein, la totalidad de los costes del curso suelen correr a cargo de su organismo financiador.
También es posible obtener financiación a través de Europäischen Sozialfonds (FSE), Deutsche Rentenversicherung (DRV) o programas de financiación regionales. Como soldado regular, tiene la posibilidad de asistir a cursos de formación continua a través de Berufsförderungsdienst (BFD). Las empresas también pueden cualificar a sus empleados a través de un programa de financiación de Agentur für Arbeit (Qualifizierungschancengesetz).

Estaremos encantados de asesorarte gratuitamente.

0800 3456-500 De lunes a viernes, de 8.00 a 17.00 h.
gratis desde todas las redes alemanas.

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