Para la organización de una oficina, es importante conocer los procesos de trabajo de una oficina y dominar las técnicas de comunicación modernas. El curso imparte los conocimientos necesarios sobre la organización (digital) de la secretaría y el back office, la gestión del correo, la administración del material de oficina y la coordinación de citas. Además, te familiarizarás con el diseño y la implantación de un sistema de gestión de reclamaciones.
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Tipo de titulación: Certificado "Organización de oficinas con cualificación adicional en gestión de reclamaciones"
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Cualificaciones adicionales: Certificado "Gestión de reclamaciones
Certificado "Organización de oficinas
"Certificado "Permiso de conducir para la competencia digital -
Examen final: Praxisbezogene Projektarbeiten mit Abschlusspräsentationen
Führerschein für digitale Kompetenz -
Horario de las clases: A tiempo completoDe lunes a viernes, de 8.30 a 15.35 horas (en semanas festivas, de 8.30 a 17.10 horas).
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Lengua de enseñanza: Alemán
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Duración: 5 Semanas
Gestión de reclamaciones
Introducción a la gestión de reclamaciones (aprox. 1 día)
Las reclamaciones como oportunidad para la empresa
Causas y tipos de reclamaciones
Comprensión del comportamiento del cliente
Sistemas de gestión de reclamaciones
Reclamaciones en canales digitales (p. ej., valoraciones, redes sociales)
Psicología de la queja (aprox. 1 día)
Identificar tendencias de comportamiento
Necesidades y expectativas de la clientela
Niveles de relación
Cómo tratar con diferentes tipos de clientes
Respuesta a las reclamaciones (aprox. 0,5 días)
Primera respuesta: momento y tono
Análisis de las reclamaciones
Factores clave
Tramitación de reclamaciones (aprox. 1 día)
Directrices para la gestión profesional de reclamaciones y quejas
Desarrollo de una entrevista de reclamación
Uso de la IA para facilitar la gestión de reclamaciones
Desescalada(aprox. 0,5 días)
Estrategias de desescalada y cómo tratar con clientes difíciles
Mantener una actitud profesional y establecer límites
Trabajo de proyecto (aprox. 1 día)
Consolidar los contenidos aprendidos
Presentación de los resultados del proyecto
Organización de la oficina
Entorno de trabajo en oficina (jornada completa aprox. 4 días/ jornada parcial aprox. 8 días)
Organización del trabajo
Gestión del tiempo y autogestión
Preparación de presentaciones para el público adecuado
Procesamiento del correo y transmisión de información
Colaboración híbrida y cultura de reunión digital
Uso de la IA en la organización de la oficina, por ejemplo, para investigar, estructurar y crear borradores de textos
Organización de citas (jornada completa aprox. 3 días / jornada parcial aprox. 6 días)
Planificar citas y reuniones con MS Outlook
Utilizar funciones de calendario, invitaciones y recordatorios
Planificación de eventos/viajes de negocios
Coordinación digital y procesos de reserva en la vida laboral diaria
Creación asistida por IA de invitaciones, preparación y seguimiento de reuniones, así como borradores de actas
Estructuración y seguimiento de tareas y tareas pendientes de reuniones
Fundamentos de gestión empresarial para profesiones de oficina (jornada completa aprox. 5 días/ jornada parcial aprox. 10 días)
Fundamentos de la gestión empresarial
Formas de empresa, objetivos y gestión
Estructura organizativa en las empresas/organigramas
Estilos y técnicas de gestión
Creación de agendas/protocolos con AI
Fundamentos de contabilidad
Gestión de presupuestos y pedidos
Comunicación orientada al cliente y al servicio
Preparación de información y datos con ayuda de la IA
Trabajo de proyecto (a tiempo completo aprox. 3 días/a tiempo parcial aprox. 6 días)
Consolidar los contenidos aprendidos
Presentación de los resultados del proyecto
Oficina digital (jornada completa aprox. 3,5 días/parcial aprox. 7 días)
Correspondencia comercial según DIN 5008
Preparación de llamadas telefónicas
Diseño de plantillas y cartas modelo
Gestión de documentos digitales y sistemas de gestión de documentos (DMS)
Protección de datos y principios jurídicos
Colaboración digital, procesos digitales y entornos de trabajo híbridos
Correos phishing y filtros antispam
Correo electrónico, mensajes de voz y servicios de mensajería en un contexto profesional
Uso eficaz de los motores de búsqueda y filtrado de los resultados
Transacciones digitales y uso responsable de los servicios en línea
Uso compartido de archivos: sincronizar, compartir y acceder a archivos
Creación y gestión segura de contraseñas, autenticación de dos factores
IA en la correspondencia digital, por ejemplo, para borradores de texto, reformulación, ayuda a la corrección
Trabajo práctico de proyecto y examen: Permiso de conducción para la competencia digital (jornada completa aprox. 1,5 días/parcial aprox. 3 días)
Es posible que se produzcan cambios, el contenido del curso se actualiza regularmente.
Al finalizar el curso, tendrás conocimientos sobre la gestión administrativa de oficinas, contarás con una sólida formación intersectorial sobre los flujos de trabajo profesionales de una oficina y dominarás las técnicas de comunicación modernas. Podrás asumir tareas administrativas y organizativas en secretaría y en la administración, así como realizar de forma autónoma encargos de carácter comercial. Además, serás capaz de utilizar aplicaciones basadas en IA en el día a día de la oficina de forma específica, responsable y con conciencia de calidad, y con el «certificado de competencia digital» obtendrás una acreditación significativa de tus conocimientos actuales en el trabajo de oficina digital. Además, serás capaz de gestionar reclamaciones de forma profesional, aplicar estrategias de desescalada y contribuir a aumentar la satisfacción del cliente.
El curso está dirigido a personas que deseen adquirir o actualizar sus conocimientos sobre procesos administrativos u organizativos de oficina y tengan que tramitar reclamaciones.
Sus nuevos conocimientos le abrirán numerosas oportunidades en el mercado laboral: las actividades comerciales, administrativas y organizativas típicas de las secretarías y oficinas administrativas, así como los conocimientos sobre gestión de reclamaciones, son demandados en empresas de casi todos los sectores de la economía.
Su significativo certificado proporciona una visión detallada de las cualificaciones que ha adquirido y mejora sus perspectivas profesionales.
Concepto didáctico
Tus profesores están altamente cualificados tanto profesional como didácticamente y te enseñarán desde el primer hasta el último día (no hay sistema de autoaprendizaje).
Aprenderá en grupos reducidos y eficaces. Los cursos suelen constar de 6 a 25 participantes. Las lecciones generales se complementan con numerosos ejercicios prácticos en todos los módulos del curso. La fase práctica es una parte importante del curso, ya que durante ella se procesa lo aprendido y se adquiere confianza y rutina en su aplicación. La parte final del curso incluye un proyecto, un estudio de caso o un examen final.
Aula virtual alfaview
Las clases se imparten utilizando la moderna tecnología de vídeo alfaview®, ya sea desde la comodidad de su propia casa o en nuestras instalaciones en Bildungszentrum. Todo el curso puede verse cara a cara a través de alfaview®, comunicarse entre sí con una calidad de voz sincronizada con los labios y trabajar en proyectos conjuntos. Por supuesto, también podrás ver y hablar con tus formadores conectados en directo en cualquier momento y recibirás clases de tus profesores en tiempo real durante todo el curso. Las clases no son e-learning, sino auténtica enseñanza presencial en directo a través de la tecnología de vídeo.
Los cursos de formación de alfatraining están subvencionados por Agentur für Arbeit y certificados de acuerdo con el reglamento de homologación AZAV. Al presentar una solicitud a Bildungsgutscheino Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein, la totalidad de los costes del curso suelen correr a cargo de su organismo financiador.
También es posible obtener financiación a través de Europäischen Sozialfonds (FSE), Deutsche Rentenversicherung (DRV) o programas de financiación regionales. Como soldado regular, tiene la posibilidad de asistir a cursos de formación continua a través de Berufsförderungsdienst (BFD). Las empresas también pueden cualificar a sus empleados a través de un programa de financiación de Agentur für Arbeit (Qualifizierungschancengesetz).