Para la organización de la oficina, es importante conocer los procesos de trabajo de una oficina y dominar las tecnologías de comunicación modernas. Además, se hace hincapié en la administración y la organización de las tareas de secretaría. Las aplicaciones de Microsoft 365 garantizan un flujo de trabajo fluido: puedes acceder a tus aplicaciones en la nube desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. De este modo, se puede mejorar la comunicación, la colaboración y la productividad del equipo en la empresa.
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Tipo de titulación: Certificado "Organización de oficinas
Certificado "Trabajo digital en la oficina con Microsoft 365" -
Examen final: Praxisbezogene Projektarbeiten mit Abschlusspräsentationen
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Horario de las clases: A tiempo completoDe lunes a viernes, de 8.30 a 15.35 horas (en semanas festivas, de 8.30 a 17.10 horas).
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Lengua de enseñanza: Alemán
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Duración: 8 Semanas
Organización de la oficina
Entorno de trabajo en oficina (jornada completa aprox. 4 días/ jornada parcial aprox. 8 días)
Organización del trabajo
Gestión del tiempo y autogestión
Preparación de presentaciones para el público adecuado
Procesamiento del correo y transmisión de información
Colaboración híbrida y cultura de reunión digital
Uso de la IA en la organización de la oficina, por ejemplo, para investigar, estructurar y crear borradores de textos
Organización de citas (jornada completa aprox. 3 días / jornada parcial aprox. 6 días)
Planificar citas y reuniones con MS Outlook
Utilizar funciones de calendario, invitaciones y recordatorios
Planificación de eventos/viajes de negocios
Coordinación digital y procesos de reserva en la vida laboral diaria
Creación asistida por IA de invitaciones, preparación y seguimiento de reuniones, así como borradores de actas
Estructuración y seguimiento de tareas y tareas pendientes de reuniones
Fundamentos de gestión empresarial para profesiones de oficina (jornada completa aprox. 5 días/ jornada parcial aprox. 10 días)
Fundamentos de la gestión empresarial
Formas de empresa, objetivos y gestión
Estructura organizativa en las empresas/organigramas
Estilos y técnicas de gestión
Creación de agendas/protocolos con AI
Fundamentos de contabilidad
Gestión de presupuestos y pedidos
Comunicación orientada al cliente y al servicio
Preparación de información y datos con ayuda de la IA
Trabajo de proyecto (a tiempo completo aprox. 3 días/a tiempo parcial aprox. 6 días)
Consolidar los contenidos aprendidos
Presentación de los resultados del proyecto
Oficina digital (jornada completa aprox. 3,5 días/parcial aprox. 7 días)
Correspondencia comercial según DIN 5008
Preparación de llamadas telefónicas
Diseño de plantillas y cartas modelo
Gestión de documentos digitales y sistemas de gestión de documentos (DMS)
Protección de datos y principios jurídicos
Colaboración digital, procesos digitales y entornos de trabajo híbridos
Correos phishing y filtros antispam
Correo electrónico, mensajes de voz y servicios de mensajería en un contexto profesional
Uso eficaz de los motores de búsqueda y filtrado de los resultados
Transacciones digitales y uso responsable de los servicios en línea
Uso compartido de archivos: sincronizar, compartir y acceder a archivos
Creación y gestión segura de contraseñas, autenticación de dos factores
IA en la correspondencia digital, por ejemplo, para borradores de texto, reformulación, ayuda a la corrección
Trabajo práctico de proyecto y examen: Permiso de conducción para la competencia digital (jornada completa aprox. 1,5 días/parcial aprox. 3 días)
Trabajo digital en la oficina con Microsoft 365
Microsoft 365 de un vistazo (aprox. 2 días)
Filosofía de una aplicación en constante evolución
Nuevas funcionalidades de la licencia Microsoft 365
Compatibilidad de dispositivos Windows, IOS y Android
Diferencias entre un servicio y una aplicación de escritorio
Microsoft 365 en comparación con otros servicios en la nube
Almacenamiento y transferencia de datos en relación con una nube
Funciones de seguridad y cumplimiento (por ejemplo, cifrado de datos)
Uso de Microsoft 365 (aprox. 2 días)
Servicios y aplicaciones locales
Interfaz de usuario
Gestión de cuentas
Inteligencia artificial (IA) en el proceso de trabajo
Presentación de tecnologías específicas de IA
y posibles aplicaciones en el entorno profesional
Grupos de Microsoft 365 (aprox. 1 día)
Los grupos como instancia central en Microsoft 365
Importancia de los grupos de Microsoft 365 para la colaboración
Creación de grupos privados y públicos
Buzones y calendarios compartidos
Consecuencias de la eliminación de grupos
OneDrive - Espacio de almacenamiento en la nube (aprox. 2 días)
Funcionalidad y protección de datos
Sube y sincroniza archivos locales
Compartir archivos y supervisar los cambios
Edición posterior en versiones en línea de Word, Excel y PowerPoint
Copia de seguridad permanente: historial de versiones de los archivos
OneNote - bloc de notas en la nube (aprox. 2 días)
Interfaz de usuario y ámbito de aplicación
Libretas personales
Compartir información sobre usuarios y dispositivos
Proteger secciones con contraseña
Diferencias y similitudes entre la versión en línea y la versión instalada
Sincronización de cuadernos OneNote
SharePoint - motor de la aplicación (aprox. 2 días)
Ventajas y funciones
herramientas
Entorno de trabajo
Sitios web de equipo y comunicación
Contenido de SharePoint
Sincronizar bibliotecas SharePoint
Compartir sitios, bibliotecas, archivos y listas de SharePoint para un uso conjunto y simultáneo
Equipos: algo más que reuniones (aprox. 2 días)
Comunicación corporativa
Chats para el equipo
Crear un equipo y unirse a él
Administración de equipos
Planificación de reuniones en equipo
Convocar reuniones desde Teams o Outlook
Utilizar herramientas de reunión (notas de reunión, pizarra)
Planificador - planificación anticipada (aprox. 2 días)
Pequeños proyectos y planes
Seguimiento y delegación de tareas
Visión general con tablero y diagramas
Visión general - Otras aplicaciones (aprox. 2 días)
Ampliar Microsoft 365 con Visio y Project
Whiteboard - pizarra digital en la nube
Power Automate - Flujo de trabajo
Trabajo por proyectos (aprox. 3 días)
Consolidar los contenidos aprendidos
Presentación de los resultados del proyecto
Es posible que se produzcan cambios, el contenido del curso se actualiza regularmente.
Tras el curso, estará familiarizado con la administración de oficinas, tendrá sólidos conocimientos transversales del flujo de trabajo profesional de una oficina y dominará las técnicas modernas de comunicación. Será capaz de asumir tareas administrativas y organizativas en los departamentos de secretaría y administración y de completar órdenes de trabajo comerciales de forma independiente. También será capaz de utilizar aplicaciones asistidas por IA en el trabajo diario de oficina de una manera específica, responsable y consciente de la calidad y adquirir un "permiso de conducir de competencia digital" como prueba significativa de su conocimiento actual del trabajo de oficina digital.
También aprenderás a utilizar Microsoft 365 y las apps asociadas. Comprenderás las conexiones y posibilidades de trabajar en la nube, incluido el almacenamiento de datos, la seguridad y la protección de datos. Podrás decidir qué tareas puedes completar en línea y para qué funciones son más adecuadas las conocidas aplicaciones de Office instaladas.
Usuarios de Office que no quieren perder el contacto con las últimas tecnologías y administradores de Microsoft 365 que son responsables de la gestión del software y desean obtener una visión general de la gama de funciones.
Tus nuevos conocimientos te abrirán numerosas oportunidades en el mercado laboral: el típico trabajo de oficina comercial, administrativo y organizativo en secretarías y oficinas administrativas es demandado en empresas de casi todos los sectores de la economía.
Los conocimientos actualizados adicionales de Office y la experiencia con aplicaciones en la nube te permiten trabajar de forma eficiente en tu vida profesional y son muy demandados en empresas de todos los sectores.
Su significativo certificado proporciona una visión detallada de las cualificaciones que ha adquirido y mejora sus perspectivas profesionales.
Concepto didáctico
Tus profesores están altamente cualificados tanto profesional como didácticamente y te enseñarán desde el primer hasta el último día (no hay sistema de autoaprendizaje).
Aprenderá en grupos reducidos y eficaces. Los cursos suelen constar de 6 a 25 participantes. Las lecciones generales se complementan con numerosos ejercicios prácticos en todos los módulos del curso. La fase práctica es una parte importante del curso, ya que durante ella se procesa lo aprendido y se adquiere confianza y rutina en su aplicación. La parte final del curso incluye un proyecto, un estudio de caso o un examen final.
Aula virtual alfaview
Las clases se imparten utilizando la moderna tecnología de vídeo alfaview®, ya sea desde la comodidad de su propia casa o en nuestras instalaciones en Bildungszentrum. Todo el curso puede verse cara a cara a través de alfaview®, comunicarse entre sí con una calidad de voz sincronizada con los labios y trabajar en proyectos conjuntos. Por supuesto, también podrás ver y hablar con tus formadores conectados en directo en cualquier momento y recibirás clases de tus profesores en tiempo real durante todo el curso. Las clases no son e-learning, sino auténtica enseñanza presencial en directo a través de la tecnología de vídeo.
Los cursos de formación de alfatraining están subvencionados por Agentur für Arbeit y certificados de acuerdo con el reglamento de homologación AZAV. Al presentar una solicitud a Bildungsgutscheino Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein, la totalidad de los costes del curso suelen correr a cargo de su organismo financiador.
También es posible obtener financiación a través de Europäischen Sozialfonds (FSE), Deutsche Rentenversicherung (DRV) o programas de financiación regionales. Como soldado regular, tiene la posibilidad de asistir a cursos de formación continua a través de Berufsförderungsdienst (BFD). Las empresas también pueden cualificar a sus empleados a través de un programa de financiación de Agentur für Arbeit (Qualifizierungschancengesetz).