Como director de oficina, organizas las tareas y los procesos de la oficina y te aseguras de que se planifican y se llevan a cabo con eficacia. En este sentido, el curso profundiza en los flujos de trabajo profesionales de oficina y en las técnicas modernas de comunicación. Esto se complementará con técnicas de conversación, el manejo rutinario de las herramientas de comunicación digital más comunes y una visión de la gestión de reclamaciones. También repasará su inglés y profundizará y ampliará sus conocimientos de términos empresariales básicos. También obtendrá una introducción completa al trabajo con Microsoft Project. Aprenderá a planificar, estructurar y gestionar proyectos de forma sistemática, desde la programación y la planificación de recursos hasta el control.
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Tipo de titulación: Certificado de "Director de Oficina
Certificado "Microsoft Project -
Examen final: Praxisbezogene Projektarbeiten mit Abschlusspräsentationen
Führerschein für digitale Kompetenz
TOEIC®-Test (Test of English for International Communication) -
Horario de las clases: A tiempo completoDe lunes a viernes, de 8.30 a 15.35 horas (en semanas festivas, de 8.30 a 17.10 horas).
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Lengua de enseñanza: Alemán
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Duración: 13 Semanas
Organización de la oficina
Entorno de trabajo en oficina (jornada completa aprox. 4 días/ jornada parcial aprox. 8 días)
Organización del trabajo
Gestión del tiempo y autogestión
Preparación de presentaciones para el público adecuado
Procesamiento del correo y transmisión de información
Colaboración híbrida y cultura de reunión digital
Uso de la IA en la organización de la oficina, por ejemplo, para investigar, estructurar y crear borradores de textos
Organización de citas (jornada completa aprox. 3 días / jornada parcial aprox. 6 días)
Planificar citas y reuniones con MS Outlook
Utilizar funciones de calendario, invitaciones y recordatorios
Planificación de eventos/viajes de negocios
Coordinación digital y procesos de reserva en la vida laboral diaria
Creación asistida por IA de invitaciones, preparación y seguimiento de reuniones, así como borradores de actas
Estructuración y seguimiento de tareas y tareas pendientes de reuniones
Fundamentos de gestión empresarial para profesiones de oficina (jornada completa aprox. 5 días/ jornada parcial aprox. 10 días)
Fundamentos de la gestión empresarial
Formas de empresa, objetivos y gestión
Estructura organizativa en las empresas/organigramas
Estilos y técnicas de gestión
Creación de agendas/protocolos con AI
Fundamentos de contabilidad
Gestión de presupuestos y pedidos
Comunicación orientada al cliente y al servicio
Preparación de información y datos con ayuda de la IA
Trabajo de proyecto (a tiempo completo aprox. 3 días/a tiempo parcial aprox. 6 días)
Consolidar los contenidos aprendidos
Presentación de los resultados del proyecto
Oficina digital (jornada completa aprox. 3,5 días/parcial aprox. 7 días)
Correspondencia comercial según DIN 5008
Preparación de llamadas telefónicas
Diseño de plantillas y cartas modelo
Gestión de documentos digitales y sistemas de gestión de documentos (DMS)
Protección de datos y principios jurídicos
Colaboración digital, procesos digitales y entornos de trabajo híbridos
Correos phishing y filtros antispam
Correo electrónico, mensajes de voz y servicios de mensajería en un contexto profesional
Uso eficaz de los motores de búsqueda y filtrado de los resultados
Transacciones digitales y uso responsable de los servicios en línea
Uso compartido de archivos: sincronizar, compartir y acceder a archivos
Creación y gestión segura de contraseñas, autenticación de dos factores
IA en la correspondencia digital, por ejemplo, para borradores de texto, reformulación, ayuda a la corrección
Trabajo práctico de proyecto y examen: Permiso de conducción para la competencia digital (jornada completa aprox. 1,5 días/parcial aprox. 3 días)
Comunicación digital
Conceptos básicos (aprox. 2 días)
¿Qué es la "comunicación digital"?
Diferenciación de la comunicación analógica
Canales de comunicación (correo electrónico, chat, redes sociales)
Ventajas e inconvenientes de la comunicación digital (always on, integración de datos, internacionalización, interactividad)
Retórica digital y netiqueta
Fundamentos jurídicos y AI (aprox. 1,5 días)
Legislación sobre medios de comunicación y derechos de autor
Protección de datos (GDPR) y seguridad de los datos
Fundamentos de la comunicación digital segura (por ejemplo, cifrado)
Uso correcto de la IA en la vida laboral cotidiana
Competencia mediática (aprox. 1 día)
Cómo funcionan los algoritmos
Reconocer las noticias falsas
Sesgo de confirmación
Ingeniería de la inmediatez
Tratamiento crítico de los contenidos generados por IA
Comunicación empresarial (aprox. 2 días)
Entornos de trabajo interconectados/Trabajo colaborativo
Nuevas formas de trabajo y colaboración digital
Comunicación corporativa
Modelos empresariales digitales y herramientas
La transformación digital en la cultura empresarial
Redes sociales
Intranet social
Videoconferencias
Comunicación con el cliente (aprox. 2,5 días)
Importancia y estructura del comercio electrónico
Experiencia del cliente (CX)
Selección del medio en el contacto digital con el cliente
Requisitos de comunicación en el punto de contacto con el cliente
Definición y realización de objetivos de conversación
Gestión de la conversación activa y orientada a soluciones
Chatbots
IA en el contacto con el cliente
El correo electrónico en la era digital (aprox. 1 día)
Diseño de correos electrónicos orientados al cliente
Formulaciones profesionales
Elección del estilo de letra adecuado
Uso de módulos de texto
Filtro de spam
Optimización de los correos con ayuda de la IA
Videoconferencias y llamadas telefónicas (aprox. 2 días)
Preparación de reuniones en línea
Métodos y herramientas para
reuniones en línea
Errores típicos de las llamadas en línea
Condiciones marco técnicas y organizativas
Efecto del lenguaje corporal y la voz ante la cámara
Escucha activa y dirección de la conversación
Transmitir confianza y competencia
Invitación, preparación y seguimiento (levantar acta)
Gestión de conflictos (aprox. 1 día)
Causas de los conflictos
Modelos de conflicto
Barreras de comunicación
Etapas de la gestión de conflictos
Papel de cada uno en la gestión de conflictos
Tormetas en las redes sociales y trolls
Trabajo de proyecto (aprox. 2 días)
Consolidar los contenidos aprendidos
Presentación de los resultados del proyecto
Gestión de reclamaciones
Introducción a la gestión de reclamaciones (aprox. 1 día)
Las reclamaciones como oportunidad para la empresa
Causas y tipos de reclamaciones
Entender el comportamiento del cliente
Sistemas de gestión de reclamaciones
Reclamaciones en canales digitales (por ejemplo, opiniones, redes sociales)
Psicología de la queja (aprox. 1 día)
Identificar tendencias de comportamiento
Necesidades y expectativas de la clientela
Niveles de relación
Cómo tratar con diferentes tipos de clientes
Reacción a las quejas (aprox. 0,5 días)
Reacción inicial: tiempo y tono
Análisis de las reclamaciones
Factores clave
Tramitación de reclamaciones (aprox. 1 día)
Directrices para la tramitación profesional de quejas y reclamaciones
Proceso de diálogo sobre reclamaciones
Utilización de la IA para apoyar la tramitación de reclamaciones
Desescalada (aprox. 0,5 días)
Estrategias para reducir la tensión y tratar con clientes difíciles
Mantener una actitud profesional y establecer límites
Trabajo de proyecto (aprox. 1 día)
Consolidar los contenidos aprendidos
Presentación de los resultados del proyecto
Inglés comercial
Fundamentos de la comunicación profesional en inglés (aprox. 4 días)
Estructuras básicas de la lengua inglesa en un contexto profesional
Tiempos (simple, continuo, perfecto)
Formulación de preguntas
Voz activa/pasiva
Adjetivo/adverbio
Verbos modales
Condicional
Diferencias entre el inglés británico y el americano en la vida laboral cotidiana
Modismos importantes en el lenguaje profesional
Presentar en inglés
Parte comunicativa (aprox. 5 días)
Establecimiento y mantenimiento de contactos con clientes, llamadas telefónicas, correspondencia
Inteligencia artificial para formular y optimizar la comunicación comercial en inglés
Saludos y presentaciones durante las visitas de negocios
Tramitación de reclamaciones
Describir productos
Redacción de cartas y correos electrónicos con frases comunes sobre temas como pedidos o presupuestos
Describir estructuras empresariales en inglés
Inglés comercial (aprox. 6 días)
Redacción de correspondencia comercial
Apoyo de AI para correos electrónicos y cartas en inglés
Argumentos convincentes en un contexto profesional
Explicación de la estructura de la empresa, marketing y ventas en inglés
Informar sobre análisis de mercado, discutir tendencias financieras
IA para analizar y preparar información
Comunicación en viajes de negocios: Recepción, hotel, restaurante
Comparecencia en reuniones
Describir procesos y procedimientos
Negociar y llegar a acuerdos
Desarrollar y comunicar planes y proyectos
Preparación de presentaciones
Herramientas de IA para estructurar y optimizar el lenguaje de las presentaciones
Descripciones de puestos en inglés
Proceso de solicitud de empleo en inglés
Redactar un CV en inglés
Entrevista de trabajo: presentación segura de la experiencia y las cualificaciones
Trabajo de proyecto, preparación de la certificación y examen de certificación TOEIC® (aprox. 5 días)
Proyecto Microsoft
Planificación de proyectos con MS Project (aprox. 4 días)
Fundamentos de la gestión de proyectos e introducción a MS Project
Principios básicos de la planificación clásica de proyectos
Visión general de MS Project: versiones, áreas de aplicación
Interfaz de usuario y configuración básica
Creación de proyectos, establecimiento de calendarios
Familiarización con las funciones básicas
Estructuración y planificación de proyectos
Introducir y estructurar los datos del proyecto
Creación de actividades, subtareas
Dependencias y enlaces
Utilizar calendarios de proyecto, de trabajo y de recursos
Considerar topes temporales
Hitos y plazos
Gestión de los recursos
Tipos de recursos: mano de obra, material, costes
Creación y asignación de recursos
Reconocer y eliminar la sobrecarga de recursos
Gestión eficaz de los recursos
Costes y presupuesto del proyecto
Programación y control del tiempo
Trabajo con el diagrama de Gantt
Técnicas de planificación en red (camino crítico, dependencias)
Restricciones de actividad, tiempos intermedios y horas extraordinarias
Seguimiento y control de proyectos
Control del progreso y análisis de desviaciones
Registro de datos reales, realización de comparaciones plan/real
Control de costes y presupuestos
Informes y visualización
Personalización de vistas, tablas, máscaras y filtros
Informes estándar y cuadros de mando personalizados
Exportación de datos (por ejemplo, a Excel o PDF)
Trabajo de proyecto (aprox. 1 día)
Consolidar los contenidos aprendidos
Presentación de los resultados del proyecto
Es posible que se produzcan cambios, el contenido del curso se actualiza regularmente.
Tras el curso, estarás familiarizado con la administración de oficinas, tendrás sólidos conocimientos transversales del flujo de trabajo profesional de una oficina y dominarás las técnicas modernas de comunicación. Conocerás los fundamentos de la comunicación en la era digital con herramientas de comunicación tradicionales y modernas, como el correo electrónico y las videoconferencias, y sabrás gestionar reclamaciones. Tienes conocimientos prácticos de inglés para desenvolverte con éxito en el ámbito laboral internacional.
También será capaz de crear y estructurar profesionalmente proyectos en MS Project, planificar eficazmente los recursos y gestionar de forma fiable los calendarios. Podrás crear informes de proyecto significativos, establecer un sistema de informes interno y preparar vistas de proyectos individuales de forma específica.
Tus nuevos conocimientos te abrirán numerosas oportunidades en el mercado laboral: el típico trabajo de oficina comercial, administrativo y organizativo en secretarías y oficinas administrativas es demandado en empresas de casi todos los sectores de la economía.
Con el significativo examen TOEIC®, también proporcionará una visión detallada de sus cualificaciones adquiridas en el ámbito lingüístico y facilitará así su entrada y promoción profesional.
Con tus conocimientos de MS Project, también estarás cualificado para tareas de gestión de proyectos, planificación de recursos y calendarios, así como elaboración de informes internos. Esto te convierte en un especialista muy solicitado por las empresas que quieren gestionar proyectos de forma eficaz y transparente.
Concepto didáctico
Tus profesores están altamente cualificados tanto profesional como didácticamente y te enseñarán desde el primer hasta el último día (no hay sistema de autoaprendizaje).
Aprenderá en grupos reducidos y eficaces. Los cursos suelen constar de 6 a 25 participantes. Las lecciones generales se complementan con numerosos ejercicios prácticos en todos los módulos del curso. La fase práctica es una parte importante del curso, ya que durante ella se procesa lo aprendido y se adquiere confianza y rutina en su aplicación. La parte final del curso incluye un proyecto, un estudio de caso o un examen final.
Aula virtual alfaview
Las clases se imparten utilizando la moderna tecnología de vídeo alfaview®, ya sea desde la comodidad de su propia casa o en nuestras instalaciones en Bildungszentrum. Todo el curso puede verse cara a cara a través de alfaview®, comunicarse entre sí con una calidad de voz sincronizada con los labios y trabajar en proyectos conjuntos. Por supuesto, también podrás ver y hablar con tus formadores conectados en directo en cualquier momento y recibirás clases de tus profesores en tiempo real durante todo el curso. Las clases no son e-learning, sino auténtica enseñanza presencial en directo a través de la tecnología de vídeo.
Los cursos de formación de alfatraining están subvencionados por Agentur für Arbeit y certificados de acuerdo con el reglamento de homologación AZAV. Al presentar una solicitud a Bildungsgutscheino Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein, la totalidad de los costes del curso suelen correr a cargo de su organismo financiador.
También es posible obtener financiación a través de Europäischen Sozialfonds (FSE), Deutsche Rentenversicherung (DRV) o programas de financiación regionales. Como soldado regular, tiene la posibilidad de asistir a cursos de formación continua a través de Berufsförderungsdienst (BFD). Las empresas también pueden cualificar a sus empleados a través de un programa de financiación de Agentur für Arbeit (Qualifizierungschancengesetz).